Stand: April 2025
Allgemeine Geschäftsbedingungen für Aussteller
§ 1 Veranstalter
RG Gesellschaft für Information und Organisation mbH, Würmstr. 55, 82166 Gräfelfing, im folgenden RG genannt
§ 2 Vertragsangebot, Voraussetzungen, Unternehmensdaten
1. Eine Anmeldung zur Teilnahme als Aussteller kann mündlich, telefonisch oder durch jede Art der digitalen Anmeldung (z. B. per E-Mail, über ein Online-Formular oder durch Textnachricht) erfolgen. Die Bestellung des Ausstellers stellt ein Angebot dar. Maßgeblich für das Zustandekommen des Vertrags ist die schriftliche Auftragsbestätigung der RG, die auch auf jede digitale Weise (z. B. per E-Mail) erfolgen kann. Mit deren Zugang kommt der Vertrag zustande.
2. Mit Abgabe der Bestellung bestätigt der Aussteller seinen umsatzsteuerlichen Status. Im Fall einer angegebenen Unternehmereigenschaft gilt dies insbesondere für die Richtigkeit und Gültigkeit seiner Steuernummer, bzw. USt-ID-Nr. innerhalb der EU. Der Aussteller verpflichtet sich, unverzüglich mitzuteilen, wenn sich sein umsatzsteuerlicher Status ändert, sich die Steuernummer bzw. USt-ID-Nr. ändert oder ungültig wird. RG haftet nicht für Folgen oder Schäden, die unmittelbar oder mittelbar aus falschen, missverständlichen, ungenauen oder unvollständigen Angaben in der Buchung oder aufgrund sonstiger Mitteilungen des Ausstellers entstehen.
3. Mit der Bestellung erkennt der Aussteller die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie veranstaltungsbezogene Sonderbestimmungen rechtsverbindlich an.
§ 3 Bestätigung der Teilnahme
1. RG lässt Aussteller unter Berücksichtigung der bereitgestellten Flächenkapazitäten und der von ihr zu bestimmenden inhaltliche Struktur der Veranstaltung zu.
2. Der Aussteller erhält eine schriftliche Auftragsbestätigung als Vertragsannahme und Teilnahmebestätigung. Der dem Aussteller von RG unterbreitete Platzierungsvorschlag ist unverbindlich. Änderungen der Platzierung können auch kurzfristig und ohne Angabe von Gründen erfolgen. Ein Anspruch auf eine bestimmte Standposition besteht nicht.
3. RG informiert die Aussteller über die Teilnehmerzahl im letzten Jahr und/oder gibt eine Schätzung zu der erwarteten Teilnehmerzahl. RG garantiert angemessene Marketingmaßnahmen wie z. B. E-Mail-Werbung oder Flyerdruck, übernimmt aber keine Haftung für die Anzahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer.
§ 4 Haftung bei Nichtteilnahme oder Reduzierung der Standfläche
1. Jeder Aussteller ist verpflichtet, den Stand hinsichtlich der Standgröße den Zulassungskriterien entsprechend zu nutzen. Die RG ist berechtigt, dies zu überprüfen.
2. Sagt der Aussteller seine Teilnahme an der Veranstaltung ab oder nimmt er, gleich aus welchen Gründen, an der Veranstaltung nicht teil bzw. reduziert er seine ursprüngliche Standfläche, ist die RG unbeschadet ihrer nachfolgend behandelten Vergütungsansprüche berechtigt, über diese Standfläche anderweitig zu verfügen.
3. Die Absageerklärung bzw. die Erklärung, die ursprüngliche Standfläche zu reduzieren, hat in Schriftform zu erfolgen. In anderer Form abgegebene Absage-/Reduzierungserklärungen sind unwirksam, mit der Folge, dass sich die RG nicht um eine Weitervermietung bemühen wird und der Aussteller in jedem Fall für die volle Standmiete haftet.
4. Der Aussteller haftet bei Absage bis zu:
a. 100 Tage vor der Veranstaltung mit 25% der Standmiete.
b. 80 Tage vor der Veranstaltung 60 % der Standmiete
c. 60 Tage vor der Veranstaltung 80% der Standmiete
d. 30 Tage vor der Veranstaltung 100% der Standmiete
5. Bei Buchungen, die thematische Berücksichtigung enthalten und / oder für die Referenten gebucht werden müssen, sind die Kosten für das Thema und den Referenten auch bei Nichtteilnahme unabhängig vom Zeitpunkt der Absage vollständig zu bezahlen, soweit ein Referentenvertrag geschlossen und / oder der Einladungsflyer erstellt wurde (auch in digitaler Form). Dies gilt auch dann, wenn der Referent aufgrund höherer Gewalt, Krankheit oder behördlicher Anordnung nicht zur Verfügung steht.
§ 5 Zahlungsbedingungen, Kündigung bei Nichtzahlung und Insolvenzfall, Pfandrecht
1. Als Gegenleistung für das Recht auf Teilnahme an der Veranstaltung einschließlich der Überlassung der Ausstellungsfläche hat der Aussteller eine Standmiete an die RG zu zahlen.
2. Die für die Veranstaltung gültigen Preise sind in den entsprechenden Veranstaltungspreislisten festgelegt.
3. Die Kosten für weitere Serviceleistungen sowie sonstigen Nebenkosten sind nicht in der Standmiete enthalten.
4. Über die Standmiete wird dem Aussteller eine Rechnung übersandt. Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils gültigen Mehrwertsteuer.
5. Der Rechnungsbetrag ist mit Buchung fällig.
5a. Die Rechnung ist – soweit nicht anders angegeben – sofort nach Zugang zur Zahlung fällig.
6. Beanstandungen von Rechnungen müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von 14 Tagen nach ihrem Empfang schriftlich geltend gemacht werden.
7. Im Falle eines Insolvenzverfahrens oder bei Zahlungsunfähigkeit des Ausstellers während des Vertragsverhältnisses ist der Aussteller verpflichtet, die RG unverzüglich zu unterrichten.
8. Bei Zahlungsverzug ist RG berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und die Standfläche anderweitig zu vergeben. Der Aussteller bleibt zur Zahlung der vereinbarten Standmiete verpflichtet, es sei denn, RG gelingt eine anderweitige vollständige Vermietung.
§ 6 Veranstaltungszeiten, Verlegung und Änderung der Veranstaltungsdauer und Absage/Abbruch der Veranstaltung
1. Die Dauer der Veranstaltung ergibt sich aus dem Programmflyer der Veranstaltung.
2. Für den Standaufbau und den Standabbau stehen dem Aussteller festgelegte Zeiten vor und nach Schluss der Veranstaltung zur Verfügung, die ihm in einer Standanlieferungsnachricht mitgeteilt werden. Die RG behält sich eine auch kurzfristige Änderung der vertraglichen Auf- und Abbauzeiten vor.
3. Die RG ist berechtigt, die Veranstaltung innerhalb der vorgesehenen Stadt oder Gemeinde örtlich zu verlegen und/oder die Veranstaltungsdauer und/oder die Öffnungszeiten an den Veranstaltungstagen zu ändern, soweit sie wegen besonderer Umstände ein erhebliches Interesse an solchen Maßnahmen hat. Ein Rücktrittsrecht ergibt sich hieraus nicht. Schadensersatzansprüche können deswegen nicht geltend gemacht werden.
4. Findet die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Pandemien, behördliche Verbote, Stromausfall, Ausfall von Verkehrsmitteln oder Telekommunikationsdiensten) oder aus Gründen, die die RG nicht zu vertreten hat, nicht statt, ist die RG berechtigt, die Veranstaltung abzusagen oder zu einem neuen Termin durchzuführen. Der Aussteller ist hiervon zu unterrichten. Für den Fall, dass die Veranstaltung zu einem neuen Termin durchgeführt wird, gilt der Vertrag für diesen neuen Termin soweit kein zwingender wichtiger Grund ihn an der Teilnahme zum neuen Termin hindert.
5. Sollte die bereits eröffnete Veranstaltung infolge von Ereignissen abgebrochen werden, die außerhalb der Verfügungsmacht der RG liegen, ist ein Rücktritt vom Vertrag oder die Geltendmachung eines Schadensersatzanspruches ausgeschlossen. Das Gleiche gilt, wenn die RG infolge von höherer Gewalt oder aus einem sonstigen Umstand gezwungen ist, einen oder mehrere Veranstaltungsbereiche oder auch die gesamte Veranstaltungsfläche vorübergehend oder für längere Dauer zu schließen. Darunter fallen auch Nutzungsbeschränkungen, die durch Sanierungs- oder Umbaumaßnahmen oder durch behördliche Vorschriften und Auflagen entstehen; die RG wird sich in diesen Fällen ohne Anerkennung einer Rechtspflicht jeweils um eine Ersatzlösung bemühen.
6. Kann die Veranstaltung aufgrund einer geänderten Pandemielage (z. B. Veranstaltungsverbote aufgrund von Covid 19) oder Vorgaben des Infektionsschutzes nicht in Präsenz durchgeführt werden, ist RG berechtigt die Veranstaltung vollständig digital als Online-Fortbildung durchzuführen, dies geschieht per Übertragung mit einer Videokonferenzsoftware. Der Vertrag bleibt unverändert bestehen, es bedarf keiner erneuten Zustimmung durch den Aussteller oder RG. Ein Sonderkündigungsrecht besteht nicht. Eine Erstattung oder Minderung der Standmiete ist ausgeschlossen, sofern eine Online-Durchführung erfolgt oder gleichwertige Leistungen laut „RG Digital“-Preisliste zur Verfügung gestellt werden. RG ist verpflichtet, pro m² Ausstellungsfläche jeweils eine Minute exklusive Werbezeit in der Onlineveranstaltung einzuräumen. Der Aussteller kann alternativ aus der Preisliste „RG Digital“, einsehbar unter www.rg-web.de zum gleichen wie dem gebuchten Wert Leistungen wählen.
§ 7 Besucherzulassung
1. Als Veranstaltungsbesucher von fachspezifischen Fortbildungsveranstaltungen sind Berufsangehörige und Fachpersonal, also bei medizinischen Veranstaltungen Ärzte und medizinisches Fachpersonal zugelassen.
2. Die RG ist berechtigt, entsprechende Zugangskontrollen durchzuführen und dem Veranstaltungszweck nicht entsprechende Besucher zurückzuweisen.
§ 8 Bild- und Tonaufnahmen
1. Bild- und Tonaufnahmen jeder Art sind nicht gestattet. Bei Verstößen ist die RG berechtigt, bespielte Bild- und/oder Tonträger auf Kosten des Ausstellers einzuziehen und einzulagern.
2. Der Aussteller hat das Recht, von seinem eigenen Stand und seinen Ausstellungsgegenständen Aufnahmen zu erstellen bzw. erstellen zu lassen.
3. Der Aussteller willigt unwiderruflich und unentgeltlich darin ein, dass die RG oder von ihr beauftragte Dritte berechtigt sind, im Rahmen der Veranstaltung Aufnahmen seiner Person, von Ausstellungsgegenständen zu erstellen und ganz oder teilweise, zu bearbeiten und, auch in bearbeiteter Form, zu vervielfältigen, zu senden, auszustellen sowie in audiovisuellen sowie allen sonstigen gegenwärtigen und zukünftigen Medien zu nutzen; insbesondere, aber nicht ausschließlich, sind die RG und mit ihr im Sinne von § 15 AktG verbundene Unternehmen auch zur werblichen Nutzung berechtigt. Diese Nutzungsrechte gelten zeitlich und örtlich unbeschränkt. Der Aussteller verzichtet insoweit auf das Recht zur Namensnennung. Die Nutzung der Aufnahmen durch RG erfolgt ohne Vergütungspflicht.
§ 9 Haftungsausschluss
1. RG haftet unbeschränkt für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden, bei arglistigem Verschweigen von Mängeln, für Verletzungen einer Garantiezusage sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
RG schließt ihre Haftung für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen aus, sofern diese keine wesentlichen Vertragspflichten (sog. Kardinalspflichten) betreffen. Sind Schadensersatzansprüche danach nicht ausgeschlossen, so sind sie der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren vertragstypischen Schaden beschränkt. Es besteht keine Haftung der RG für den Ersatz mittelbarer Schäden, insbesondere nicht für entgangenen Gewinn. Schäden sind der RG unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
2. Das Recht des Ausstellers, sich wegen einer nicht vom Veranstalter oder von RG zu vertretenden, nicht in einem Mangel der Dienstleistung bestehenden Pflichtverletzung vom Vertrag zu lösen, ist ausgeschlossen.
3. Soweit die Haftung von RG nach den vorstehenden Absätzen ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die Haftung ihrer Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen.
§ 10 Sicherheitsvorschriften, Unfallverhütung, Verkehrssicherungspflicht des Ausstellers und andere gesetzliche und behördliche Vorschriften
1. Der Aussteller trägt die Verkehrssicherungspflicht für den von ihm errichteten und/oder benutzten Ausstellungsstand. Dies gilt insbesondere auch in Hinblick auf Standsicherheit und Brandschutz bei Sonder- und Abendveranstaltungen des Ausstellers.
2. Die Vorschriften der Gewerbeordnung (GewO) insbesondere Titel IV „Messen, Ausstellungen, Märkte“ in der jeweils gültigen Fassung sind zu beachten. Der Aussteller ist verpflichtet, darüber hinaus alle sonstigen gesetzlichen, behördlichen, berufsgenossenschaftlichen und sonstigen geltenden Unfallverhütungsvorschriften und andere Sicherheitsbestimmungen beim Auf- und Abbau und während der Dauer der Veranstaltung einzuhalten. Auf die Musterversammlungsstättenverordnung und die landesrechtlichen Vorschriften zu ihrer Umsetzung wird hingewiesen.
3. Der Polizei, der Feuerwehr, den Rettungsdiensten, dem Gewerbeaufsichtsamt, dem Bauaufsichtsamt und den Ordnungsbehörden sowie Vertretern der RG ist jederzeit Zutritt zu den Ständen zu gewähren. Ihren Weisungen ist Folge zu leisten.
4. Die RG ist berechtigt, sich jederzeit von der Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen zu überzeugen. Sie ist befugt, die sofortige Beseitigung eines vorschriftswidrigen Zustandes auf Kosten des Ausstellers zu veranlassen sowie den nicht vorschriftsmäßigen Betrieb jederzeit zu untersagen.
5. Der Aussteller ist verpflichtet, Auflagen und Veranlassungen aufgrund öffentlicher Notfallregelungen, wie z.B. Smogverordnung, Notstandsgesetze usw., zu befolgen.
6. Der Aussteller haftet für alle schuldhaft verursachten Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die durch seinen Standaufbau und -abbau, seine Standeinrichtungen oder durch seine Mitarbeiter sowie Beauftragten entstehen.
§ 11 Geltendmachung von Ansprüchen
Ansprüche des Ausstellers sind bis spätestens 14 Tage nach Ende der Veranstaltung schriftlich bei RG anzumelden; später erhobene Forderungen werden nicht berücksichtigt und erlöschen (Ausschlussfrist). Die Frist beginnt mit dem letzten Veranstaltungstag.
§ 12 Schriftform, entgegenstehende Auftragsbedingungen Dritter und Gerichtsstand
1. Abreden müssen, um Gültigkeit zu erlangen, von der RG schriftlich bestätigt werden.
2. In Auftragsbedingungen der Aussteller enthaltene Regelungen, die den Vereinbarungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder veranstaltungsspezifischen Sonderbestimmungen widersprechen, sind unwirksam, sofern die RG vom Aussteller im Einzelnen beantragte Abweichungen nicht ausdrücklich schriftlich anerkannt hat.
3. Die Vertragsparteien vereinbaren, sofern es sich um Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechtes oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen handelt, ausdrücklich München als Erfüllungsort und Gerichtsstand für alle Ansprüche bzw. Rechtsstreitigkeiten aus diesem Vertrag. Gleiches gilt, wenn der Aussteller keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat.
4. Der Gerichtsstand München gilt auch für das gerichtliche Mahnverfahren.
5. Darüber hinaus ist jeder Vertragspartner berechtigt, den anderen an dessen Wohn- oder Geschäftssitz zu verklagen.
6. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein, so wird dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die Vertragsparteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Bestimmungen andere wirksame Bestimmungen zu vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmungen am ehesten entsprechen.
7. Es gilt deutsches Recht. Für die Auslegung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und aller übrigen Bedingungen ist der deutsche Text maßgebend.